Dokumentacja pracownicza a RODO

Zmiany w dokumentacji pracowniczej

Miejsce i termin szkolenia: w przypadku zainteresowania zapraszamy do kontaktu.

Przedmiotem szkolenia jest praktyczne przedstawienie zmian legislacyjnych uwzględnionych w ustawie z dnia  10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. z 2018 r. poz. 357), a także dokładne omówienie rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. 2018 poz. 2369). Dostosowanie do przepisów RODO.

Ramy szkolenia;

I. zakres, sposób i warunki prowadzenia, przechowywania oraz zmiany postaci dokumentacji pracowniczej, z uwzględnieniem wymagań  dotyczących  dokumentacji  w postaci  elektronicznej  w zakresie  organizacji  jej  przetwarzania  i przenoszenia pomiędzy systemami teleinformatycznymi;

II. sposób i tryb doręczania informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej w przypadku upływu okresu jej przechowywania oraz poprzedniej postaci tej dokumentacji w przypadku zmiany postaci jej prowadzenia i przechowywania, a także sposób odbioru dokumentacji pracowniczej;

III. sposób wydawania kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej pracownikowi, byłemu pracownikowi lub osobom;

IV. dane osobowe, zakres, sposób i warunki gromadzenia, przetwarzania, ochrona danych osobowych zgodnie z RODO i ustawą o ochronie danych osobowych uwzględniając zmiany w dokumentacji pracowniczej;

V. zabezpieczenia fizyczne, organizacyjne, techniczne i informatyczne dokumentacji w formie papierowej oraz osobne podejście w formie elektronicznej; również przy uwzględnieniu wybranych norm ISO.

VI. Metodologia postępowania dla wypełnienia obowiązków wynikających z Art. 10 ust. 1,  a w szczególności Art. 10 ust. 2;

a. systematyczne dokonywanie analizy zagrożeń;

b. opracowanie i stosowanie procedur zabezpieczania dokumentacji i systemów ich przetwarzania, w tym procedur dostępu, tworzenia kopii zapasowych oraz przechowywania;

c. stosowanie środków bezpieczeństwa adekwatnych do zagrożeń;

d. bieżące kontrolowanie funkcjonowania wszystkich organizacyjnych i techniczno-informatycznych sposobów zabezpieczenia, a także okresowym dokonywaniu oceny skuteczności tych sposobów;

e. przygotowanie i realizacji planów przechowywania dokumentacji w długim czasie, w tym jej przenoszenia na nowe informatyczne nośniki danych i do nowych formatów danych, jeżeli tego wymaga zapewnienie ciągłości dostępu do dokumentacji.

VII. Cyberbezpieczeństwo dla dokumentacji pracowniczej (dobre praktyki rekomendowane zgodnie z dyrektywą NIS oraz ustawą o Krajowym Systemie Cyberbezpieczeństwa; jakie rozwiązania i zasady cyberbezpieczeństwa dostosować w organizacji do dokumentacji w przypadku formy elektronicznej?)

VIII. Pytania od uczestników i udzielanie odpowiedzi, otwarta dyskusja.

Szczegóły szkolenia;

1. Prowadzenie dokumentacji pracowniczej.
2. Jakie dokumenty wchodzą w skład dokumentacji pracowniczej?
3. Czy możliwe jest prowadzenie części dokumentacji w postaci papierowej, a części w postaci elektronicznej?
4. Warunki prawidłowej zmiany postaci prowadzenia dokumentacji pracowniczej.
5. Wydanie dokumentacji pracowniczej w przypadku zmiany jej postaci – osoby uprawnione do odbioru dokumentacji, tryb i termin wydania dokumentacji.
6. Wydanie kopii całości bądź części dokumentacji pracowniczej w trybie wnioskowym, tryb, termin, osoby uprawnione do odbioru kopii dokumentacji.
7. Warunki umożliwiające prowadzenie dokumentacji w postaci elektronicznej.
8. Odpowiedzialność związana z nieprowadzeniem dokumentacji pracowniczej.
9. Zasady i prowadzenia dokumentacji pracowniczej.
10. Procedury i obowiązek wyboru formy, w której będzie prowadzona dokumentacja pracownicza.
11. Podział teczki pracowniczej na części – A, B, C, D – wprowadzenie nowego podziału dokumentów dla każdej z części akt osobowych wraz z przedstawieniem dokumentów, które obligatoryjnie powinna zawierać każda z części akt osobowych.
12. Prowadzenie ewidencji dla pracowników tj. rozszerzenie i doprecyzowanie zakresu informacji wchodzących w skład dokumentów dotyczących ewidencjonowania czasu pracy.
13. Obowiązki pracodawcy związane z wydaniem na wniosek uprawnionego kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej.
14. Obowiązki informacyjne wobec pracowników i byłych pracowników.
15. Dostosowanie akt osobowych oraz innej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy do nowych wymagań.
16. Zasady numerowania i archiwizowania dokumentacji,
17. Zasady przechowywania dokumentacji papierowej, (z uwzględnieniem przepisów RODO).
18. Zasady przechowywania dokumentacji w wersji elektronicznej, (z uwzględnieniem przepisów RODO i zasad cyberbezpieczeństwa).
19. Zasady zabezpieczania dokumentacji elektronicznej.
20. Proces przenoszenia dokumentacji pracowniczej pomiędzy systemami teleinformatycznymi.
21. Proces zastosowania podpisu elektronicznego przez pracodawców w procesie prowadzenia dokumentów związanych ze stosunkiem pracy.
22. Uprawnienie pracownika do odbioru dokumentacji z uwzględnieniem zastosowania sposobu odbioru tych dokumentów.
23. Proces wydania kopii dokumentacji pracowniczej.
24. Przepisy przejściowe.
25. Zmiany w zakresie prowadzenia formy dokumentacji pracowniczej.
26. Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej.
27. Obowiązki pracodawcy w związku ze skróceniem okresu przechowywania w tym obowiązki informacyjne, monitorowanie terminów, sposoby liczenia okresu przechowywania akt osobowych.
28. Realizacja prawa odbioru dokumentacji pracowniczej,
29. Zmiany w zakresie ubezpieczeń społecznych-oświadczenie o zamiarze skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej (ZUS OSW) oraz raport informacyjny (ZUS RIA).
30. Problemy związane z przetwarzaniem danych osobowych wykorzystywanych w procesie rekrutacji i zatrudnienia z uwzględnieniem przepisów RODO.

Materiały szkoleniowe, wdrożeniowe, poradniki;

Po szkoleniu każdy z uczestników otrzyma poniższe pełne materiały dydaktyczne w formie elektronicznej:

1. Prezentacja szkoleniowa: około 40 opisowych i praktycznych slajdów dotyczące zmian w dokumentacji pracowniczej.
2. Materiały informacyjne (szkoleniowe).
3. Prezentacje i materiały dotyczące sposobu wdrażania zabezpieczeń i ochrony danych osobowych w dokumentacji pracowniczej zgodnie z RODO
4. Aktualne klauzule RODO dla kadr, HR, administracji, uwzględniające zmiany w dokumentacji pracowniczej, np. klauzule dotyczące wydawania dokumentacji, klauzule dotyczące monitoringu, upoważnienia do przetwarzania dokumentacji pracowniczej i wiele innych potrzebnych klauzul RODO.
5. Metodologia postępowania dla wypełnienia obowiązków wynikających w szczególności z analizy zagrożeń, opracowaniu i stosowaniu procedur zabezpieczania, stosowaniu środków bezpieczeństwa i inne.
6. Przydatne arkusze robocze (word, excel) jako procedury dla kadr, HR, administracji np. weryfikacja formalno-prawnych aspektów obsługi kadrowej, aktualizacja regulaminu pracy, aktualizacja regulaminu wynagradzania i inne przydatne arkusze robocze.
7. Audyt danych osobowych w kadrach, pełna ścieżka postępowania – poradnik metodologiczny.
8. Zasady cyberbezpieczeństwa dla kadr, HR, administracji i całej organizacji – praktyczne wskazówki i zasady bezpieczeństwa zasobów informatycznych w kadrach.