Dokumentacja pracownicza 2019, szkolenie otwarte.

Rewolucyjne zmiany w dokumentacji pracowniczej od 1 stycznia 2019 r.

Miejsce i termin szkolenia: Warszawa, Golden Floor Plaza, al. Jerozolimskie 123A, 18 stycznia 2019 r.

Przedmiotem szkolenia jest praktyczne przedstawienie zmian legislacyjnych uwzględnionych w ustawie z dnia  10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. z 2018 r. poz. 357), a także dokładne omówienie rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. 2018 poz. 2369). Dostosowanie do przepisów RODO, uwzględniając również projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679 ( jest po pierwszym czytaniu w Sejmie, a dotyczy zmian około 167 ustaw względem przepisów RODO)

 

Ramy szkolenia;

I. zakres, sposób i warunki prowadzenia, przechowywania oraz zmiany postaci dokumentacji pracowniczej, z uwzględnieniem wymagań  dotyczących  dokumentacji  w postaci  elektronicznej  w zakresie  organizacji  jej  przetwarzania  i przenoszenia pomiędzy systemami teleinformatycznymi;

II. sposób i tryb doręczania informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej w przypadku upływu okresu jej przechowywania oraz poprzedniej postaci tej dokumentacji w przypadku zmiany postaci jej prowadzenia i przechowywania, a także sposób odbioru dokumentacji pracowniczej;

III. sposób wydawania kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej pracownikowi, byłemu pracownikowi lub osobom;

IV. dane osobowe, zakres, sposób i warunki gromadzenia, przetwarzania, ochrona danych osobowych zgodnie z RODO i ustawą o ochronie danych osobowych uwzględniając zmiany w dokumentacji pracowniczej na 2019 rok;

V. zabezpieczenia fizyczne, organizacyjne, techniczne i informatyczne dokumentacji w formie papierowej oraz osobne podejście w formie elektronicznej; również przy uwzględnieniu wybranych norm ISO.

VI. Metodologia postępowania dla wypełnienia obowiązków wynikających z Art. 10 ust. 1,  a w szczególności Art. 10 ust. 2;

a. systematyczne dokonywanie analizy zagrożeń;

b. opracowanie i stosowanie procedur zabezpieczania dokumentacji i systemów ich przetwarzania, w tym procedur dostępu, tworzenia kopii zapasowych oraz przechowywania;

c. stosowanie środków bezpieczeństwa adekwatnych do zagrożeń;

d. bieżące kontrolowanie funkcjonowania wszystkich organizacyjnych i techniczno-informatycznych sposobów zabezpieczenia, a także okresowym dokonywaniu oceny skuteczności tych sposobów;

e. przygotowanie i realizacji planów przechowywania dokumentacji w długim czasie, w tym jej przenoszenia na nowe informatyczne nośniki danych i do nowych formatów danych, jeżeli tego wymaga zapewnienie ciągłości dostępu do dokumentacji.

VII. Cyberbezpieczeństwo dla dokumentacji pracowniczej (dobre praktyki rekomendowane zgodnie z dyrektywą NIS oraz ustawą o Krajowym Systemie Cyberbezpieczeństwa; jakie rozwiązania i zasady cyberbezpieczeństwa dostosować w organizacji do dokumentacji w przypadku formy elektronicznej?)

VIII. Pytania od uczestników i udzielanie odpowiedzi, otwarta dyskusja.

 

Szczegóły szkolenia;

  1. Prowadzenie dokumentacji pracowniczej po 1 stycznia 2019 r.
  2. Jakie dokumenty wchodzą w skład dokumentacji pracowniczej?
  3. Czy możliwe jest prowadzenie części dokumentacji w postaci papierowej, a części w postaci elektronicznej?
  4. warunki prawidłowej zmiany postaci prowadzenia dokumentacji pracowniczej,
  5. wydanie dokumentacji pracowniczej w przypadku zmiany jej postaci – osoby uprawnione do odbioru dokumentacji, tryb i termin wydania dokumentacji,
  6. wydanie kopii całości bądź części dokumentacji pracowniczej w trybie wnioskowym, tryb, termin, osoby uprawnione do odbioru kopii dokumentacji,
  7. warunki umożliwiające prowadzenie dokumentacji w postaci elektronicznej,
  8. odpowiedzialność związana z nieprowadzeniem dokumentacji pracowniczej.
  9. nowe zasady i prowadzenia dokumentacji pracowniczej,
  10. procedury i obowiązek wyboru formy, w której będzie prowadzona dokumentacja pracownicza
  11. podział teczki pracowniczej na części – A, B, C, D – wprowadzenie nowego podziału dokumentów dla każdej z części akt osobowych wraz z przedstawieniem dokumentów, które obligatoryjnie powinna zawierać każda z części akt osobowych,
  12. prowadzenie ewidencji dla pracowników tj. rozszerzenie i doprecyzowanie zakresu informacji wchodzących w skład dokumentów dotyczących ewidencjonowania czasu pracy;
  13. obowiązki pracodawcy związane z wydaniem na wniosek uprawnionego kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej
  14. nowe obowiązki informacyjne wobec pracowników i byłych pracowników,
  15. dostosowanie akt osobowych oraz innej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy do nowych wymagań
  16. zasady numerowania i archiwizowania dokumentacji,
  17. nowe zasady przechowywania dokumentacji papierowej, (z uwzględnieniem przepisów RODO)
  18. nowe zasady przechowywania dokumentacji w wersji elektronicznej, (z uwzględnieniem przepisów RODO i zasad cyberbezpieczeństwa)
  19. zasady zabezpieczania dokumentacji elektronicznej,
  20. proces przenoszenia dokumentacji pracowniczej pomiędzy systemami teleinformatycznymi,
  21. proces zastosowania podpisu elektronicznego przez pracodawców w procesie prowadzenia dokumentów związanych ze stosunkiem pracy,
  22. uprawnienie pracownika do odbioru dokumentacji z uwzględnieniem zastosowania sposobu odbioru tych dokumentów,
  23. proces wydania kopii dokumentacji pracowniczej,
  24. przepisy przejściowe,
  25. zmiany w zakresie prowadzenia formy dokumentacji pracowniczej,
  26. skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej,
  27. obowiązki pracodawcy w związku ze skróceniem okresu przechowywania w tym obowiązki informacyjne, monitorowanie terminów,sposoby liczenia okresu przechowywania akt osobowych
  28. realizacja prawa odbioru dokumentacji pracowniczej,
  29. zmiany w zakresie ubezpieczeń społecznych – oświadczenie o zamiarze skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej (ZUS OSW) oraz raport informacyjny (ZUS RIA).
  30. problemy związane z przetwarzaniem danych osobowych wykorzystywanych w procesie rekrutacji i zatrudnienia z uwzględnieniem przepisów RODO.

 

Materiały szkoleniowe, wdrożeniowe, poradniki;

A. Po szkoleniu każdy z uczestników może otrzymać wsparcie prawne i metodologiczne w zakresie wdrażania dokumentacji pracowniczej.

B. Na szkoleniu każdy z uczestników otrzyma poniższe pełne materiały dydaktyczne w formie elektronicznej na płycie DVD oraz w formie drukowanej:

  1. Prezentacja szkoleniowa: około 40 opisowych i praktycznych slajdów dotyczące zmian w dokumentacji pracowniczej.
  2. Praktyczny komentarz do ROZPORZĄDZENIA MINISTRA RODZINY, PRACY I POLITYKI SPOŁECZNEJ z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.
  3. Materiały informacyjne (szkoleniowe) edytowalne w word.
  4. Prezentacje i materiały dotyczące sposobu wdrażania zabezpieczeń i ochrony danych osobowych w dokumentacji pracowniczej zgodnie z RODO przy uwzględnieniu zmian na 2019 rok.
  5. Aktualne na 2019 rok pełne klauzule RODO dla kadr, HR, administracji, uwzględniające zmiany w dokumentacji pracowniczej, np. klauzule dotyczące wydawania dokumentacji, klauzule dotyczące monitoringu, upoważnienia do przetwarzania dokumentacji pracowniczej i wiele innych potrzebnych klauzul RODO.
  6. Metodologia postępowania dla wypełnienia obowiązków wynikających w szczególności z analizy zagrożeń, opracowaniu i stosowaniu procedur zabezpieczania, stosowaniu środków bezpieczeństwa i inne.
  7. Przydatne arkusze robocze (word, excel) jako procedury dla kadr, HR, administracji np. weryfikacja formalno-prawnych aspektów obsługi kadrowej, aktualizacja regulaminu pracy, aktualizacja regulaminu wynagradzania i inne przydatne arkusze robocze.
  8. Audyt danych osobowych w kadrach, pełna ścieżka postępowania – poradnik metodologiczny.
  9. Zasady cyberbezpieczeństwa dla kadr, HR, administracji i całej organizacji – praktyczne wskazówki i zasady bezpieczeństwa zasobów informatycznych w kadrach.

Wspieramy proces identyfikacji istniejących nieprawidłowości i braków w zakresie dokumentacji pracowniczej w związku z nowymi wymogami rozporządzenia obowiązującego od 1 stycznia 2019 r.

Zakres prac obejmuje w szczególności; audyt, analiza ryzyka, mapowanie zgodności, weryfikację dokumentacji, procedur oraz systemów IT, modelu działania systemu, testowanie, mierzenie i ocenianie skuteczności środków technicznych i organizacyjnych mających zapewnić bezpieczeństwo dokumentacji pracowniczej. W wyniku naszych prac powstaje raport, pełna dokumentacja wdrożeniowa i przygotowanie Państwa firmy zgodnie z wymogami rozporządzenia. Określamy niezbędne działania dostosowawcze dla firmy. Wdrożenie  rozporządzenia w zakresie dokumentacji pracowniczej jest kompleksowe.

SZKOLENIA, WDROŻENIE, NADZÓR PROCESÓW. DOSTOSOWANIE DOKUMENTACJI PRACOWNICZEJ 2019






1183808435 Dokumentacja pracownicza 2019, szkolenie otwarte.

SZKOLENIE OTWARTE – ZAPRASZAMY

tel. 608 880 819

    Skontaktuj się z namiPoznaj naszą ofertę