Minimalizacja danych a Wdrożenie RODO — Inspektor Ochrony Danych wyjaśnia;
Minimalizacja danych to zasada określona w przepisach RODO, która wymaga, aby administratorzy danych przetwarzali jedynie niezbędne dane osobowe w odniesieniu do celów, w jakich dane te są przetwarzane. Oznacza to, że administratorzy danych powinni ograniczać liczbę danych osobowych, jakie zbierają, przechowują i wykorzystują do jedynie tych danych, które są niezbędne w celu wykonania konkretnych zadań.
Przykłady zastosowania zasady minimalizacji danych
W branży finansowej minimalizacja danych oznacza, że banki powinny zbierać jedynie niezbędne informacje, takie jak imię i nazwisko, adres, numer telefonu i historię kredytową, aby umożliwić świadczenie usług finansowych. Nie powinny zbierać informacji, które nie są niezbędne do tego celu, takich jak preferencje dotyczące podróży, ulubione jedzenie itp.
W branży medycznej minimalizacja danych oznacza, że lekarze i inne osoby z branży medycznej powinny zbierać jedynie informacje niezbędne do wykonania skutecznej opieki medycznej, takie jak historia choroby, informacje o stanie zdrowia, dane kontaktowe i informacje dotyczące ubezpieczenia zdrowotnego. Nie powinni zbierać informacji, które nie są niezbędne do wykonania tych zadań, takich jak ulubione kolory czy muzyka.
W innych branżach minimalizacja danych może oznaczać ograniczanie zbierania informacji dotyczących klientów i konsumentów tylko do tych, które są niezbędne do świadczenia usług i produktów. Na przykład w branży e-commerce minimalizacja danych może oznaczać zbieranie tylko informacji niezbędnych do realizacji zamówienia, takich jak adres dostawy i informacje o płatności, a nie dodatkowych informacji.
Przykłady z branży ICT i IT
Firma informatyczna, która zbiera i przetwarza dane osobowe klientów, powinna zbierać tylko te dane, które są niezbędne do realizacji usługi. Na przykład, imię, nazwisko i adres e-mail klienta wystarczą do utworzenia konta i komunikacji, a dodatkowe informacje takie jak numer telefonu czy adres zamieszkania nie są niezbędne.
Przykłady z branży prawniczej
Kancelaria prawna, która prowadzi sprawy związane z ochroną danych osobowych, powinna zbierać tylko te dane, które są niezbędne do prowadzenia sprawy. Na przykład, imię, nazwisko i adres klienta są niezbędne do kontaktu i przeprowadzenia analizy, a dodatkowe informacje takie jak numer telefonu czy historia medyczna nie są potrzebne.
Przykłady z branży badawczej
Instytut badawczy, który prowadzi badania naukowe, powinien zbierać tylko te dane, które są niezbędne do realizacji badań. Na przykład, wiek, płeć i miejsce zamieszkania badanych wystarczą do analizy demograficznej, a dodatkowe informacje takie jak historia medyczna czy zarobki nie są potrzebne.
Przykłady z branży marketingowej i reklamowej
Agencja reklamowa, która tworzy kampanie marketingowe dla swoich klientów, powinna zbierać tylko te dane, które są niezbędne do skutecznego targetowania odbiorców. Na przykład, wiek, płeć i miejsce zamieszkania wystarczą do segmentacji grupy docelowej, a dodatkowe informacje takie jak zainteresowania czy historia zakupów nie są niezbędne.
Zasada minimalizacji danych wyrażona jest w art. 5 ust. 1 lit. c GDPR oraz art. 4 ust. 1 lit. c rozporządzenia (UE) 2018/1725, zgodnie z którym dane osobowe powinny być adekwatne, istotne oraz ograniczone do tego, co niezbędne w odniesieniu do celów, w których są przetwarzane. Zdefiniowana w art. 5 (1) (c) ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (GDPR) minimalizacja danych (wyrażana w oficjalnych dokumentach UE jako minimalizacja danych) jest trzecią zasadą związaną z przetwarzaniem danych osobowych. Te zasady ochrony danych dotyczą głównie administratora danych, zdefiniowanego przez GDPR jako osoba fizyczna lub prawna, organ publiczny, agencja lub inny organ, który określa cele i środki przetwarzania danych osobowych. Ograniczanie celów jest drugą zasadą z art. 5 GDPR, która obejmuje zasady przetwarzania danych osobowych, jeśli stosuje się podejście sześciu zasad.
Środki techniczne i organizacyjne a zasada minimalizacji danych
Zasada ta stanowi, że odpowiednie środki techniczne i organizacyjne powinny zapewnić, że co do zasady przetwarzasz tylko te dane osobowe, które są wymagane do przetwarzania dla konkretnych rozważanych celów przetwarzania.
Wdrożenie zasady minimalizacji danych wymaga odpowiedniego połączenia środków technicznych i organizacyjnych. Oto kilka środków, które mogą być wdrożone w firmie, aby przestrzegać tej zasady:
- Ocena ryzyka: firma powinna wykonać ocenę ryzyka w celu określenia, jakie dane są niezbędne do realizacji jej celów biznesowych i jakie dane są niepotrzebne.
- Polityka i procedury dotyczące minimalizacji danych: należy stworzyć politykę i procedury dotyczące minimalizacji danych, aby zapewnić jasne i powtarzalne zasady dotyczące zbierania, przetwarzania i przechowywania danych.
- Ochrona danych: należy wdrożyć odpowiednie środki techniczne, takie jak szyfrowanie danych i zabezpieczenia systemu informatycznego, aby zapewnić bezpieczeństwo danych i zapobiec ich nieautoryzowanemu dostępowi.
- Edukacja: ważne jest, aby wszyscy pracownicy byli odpowiednio edukowani w zakresie zasady minimalizacji danych i wiedzieli, jak ją stosować w swojej codziennej pracy.
- Monitoring i raportowanie: firma powinna monitorować i raportować swoje działania związane z minimalizacją danych, aby mieć pewność, że zasada jest stosowana zgodnie z wymaganiami i aby w razie potrzeby wprowadzić dalsze usprawnienia.
Minimalizacja danych — wnioski
Pamiętaj, że wdrożenie zasady minimalizacji danych powinno być dostosowane do indywidualnych potrzeb i wymagań firmy, dlatego warto skonsultować się z ekspertem w dziedzinie ochrony danych osobowych.
Ograniczenie do istotnych informacji wymaganych dla celów przetwarzania danych. Zasadniczo oznacza to, że dane nie mogą być przetwarzane, jeśli nie ma potrzeby ich przetwarzania dla realizacji wymienionych celów. Ma oznaczać, że wymagane jest upewnienie się, że dane osobowe są dokładne i aktualne wszędzie tam, gdzie są potrzebne.
Zasada minimalizacji danych mówi, że organizacje powinny przetwarzać dane osobowe tylko w takim zakresie, jaki jest rzeczywiście potrzebny do osiągnięcia celu przetwarzania danych. Przejrzystość wymaga od organizacji ograniczenia się do minimalnej ilości danych osobowych, które są im potrzebne w ramach zadania przetwarzania i jego celu (celów).
Cytowane źródła